工作中的小技巧有哪些呢

工作中的小技巧有哪些

  工作中的小技巧有哪些,我们会发现有一些从早忙到晚却没有做几件事情,甚至这几件事情还没做好,又被上司臭骂一顿了,这个时候我们需要一些工作技巧,小编和大家一起来看看工作中的小技巧有哪些的相关资料。

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  01、接受工作任务的时候弄清楚领导意图很重要

  举个例子,某天领导交代你去复印一份文件,只是对你说了句“小刘,你去把这个文件复印一下”,你会怎么办。在接受这样一份任务的时候,怎样才算是准确领会了领导的意图呢。你要马上想到任务的内容和验收标准是什么。比如复印的份数,什么时间要,放到什么地方,以及使用什么样的纸张。如果这些问题你都没有弄清楚,其后果往往就是出力不讨好。

  文件的用途决定了纸张的品质要求,你可以试想一下用来临时传阅和正式的商务合同会有什么不同。什么时候需要完成,放到什么地方同样重要,下午就必须放到酒店会议现场的文件,你明天早上送到了领导办公室,你可以想象会面临什么情况。

  所以说,在接受任务的时候准确领会领导的意图非常重要,要马上明确任务的内容和标准。也许交代给你任务的那一刻,领导的脑子里在想着什么重要时间,还认为你理所应当地知道这个事情。这个时候你就要抓住机会主动去问。

  询问领导的意图是有技巧的。你可以直接问领导,什么时候要,放到什么地方,用什么纸张。如果领导不是焦头烂额的话一般还是会耐心交代具体事项的。但是如果这个时候他正在被其他事情搞的心神不宁的时候,你再这样问的话,只有留下不会办事的印象。这个时候你就要采取婉转的询问方式,比如说,“好的,我马上去复印。明天早上我会放到您这里”。领导听到之后,马上就会更正“今天下午就需要,直接送到酒店会场!”。然后,你基本上就知道用途是什么了。换了一种方式,同样得到了信息。但是后者明显会让领导知道你是一个工作会安排的一个人。

  其实,这些工作配合都需要你在日常工作之中多参与,尽量知晓公司最近的重大事项,领导最近的重点工作。这些信息平时注意收集,在关键时刻会发挥作用的。

  多想一步,多想想任务背后的事情,弄清楚领导的意图很重要。

  02、用项目管理的方式对待每个任务

  领导交代的每个任务都是对下属的考验。如果你能以项目管理的方式来对待每个任务的话,据对能够让你脱颖而从,此乃上乘的境界。项目管理的核心就是要做到三个方面:事前有计划,事中有汇报,事后有总结。

  第一步,事前有计划。用上面介绍的接受工作任务的时候尽量搞清楚领导的意图,基本上就知道要做什么,有什么样验收标准来检验你的工作质量。根据任务的内容,列出计划,详细到每个重点的节点。

  第二步,事中有汇报。工作中很多人容易忽略一个事情,认为一切进展顺利不需要汇报,等我做完了给领导一个惊喜。暂且不论最后如果没做完,从惊喜变成惊吓怎么办。其实交代你任务的上级领导,很希望能够知道进展情况,但是他却不好意思一直问你,担心让你觉得在催促。把工作的进展及时的跟领导汇报其实挺重要。汇报的方式也有很多种方式,工作时间来到办公室郑重其事的详细汇报,或者吃饭上厕所的路上,简单的汇报一下,甚至做出自言自语的样子都是可以的。让领导安心,你才能舒心。

  第三步,事后有总结。任务完成以后,以邮件、报告或者备忘录等方式将任务的全过程简单描述总结一下,我通常采用的一种叙事方式是这样的,我称之为金字塔写作方式。首先,旗帜鲜明的说明任务的结果,做完了什么事情。然后,采取了那些措施,或者重要的时间节点罗列。最后,写清楚为什么这么做。这样写的好处是,领导看第一部分就知道了任务的完成情况。如果感兴趣,就可以在第二部分知道主要的完成过程。如果想了解更多的细节,那么从第三部分就可以看出每个阶段采取的具体工作方法和内容。

  任务无论大小,其实都可以采用这个方法,只要对内容稍作删减。试想一下,如果使用项目管理的方式来对待每个任务,非但让你能随时回顾事情的来龙去脉,也会让人从中窥探到你的工作工作方式。对自己有益的事情,你何乐而不为。

  人的能力其实相差无几,唯有以细节定高下。

  03、培养他人适应你的工作习惯

  我以前负责项目到时候,有一个事务性的工作经常需要总公司的同事配合处理。开始的时候,每次邮件发过去之后很长时间都没有答复。

  我采取了措施去改变,每次发完邮件之后立马打电话,以委婉尊重的口气寻求帮助,希望能够得到尽快处理,询问能够处理好的截止时间。一两个小时之后我就再次追电话过去询问进展。这样搞了几次之后,我的请求总是第一时间就能得到回复。

  后来,这份工作交接给了另外一个同事,一段时间之后邮件就似泥牛入海了。直到现在,我看他都没有解决好这个问题。

  我用方法让对方知道了我的做事风格,如果不能马上处理,那么面临的就是我无休止的催促。为了避开我,那么他只能选择马上处理一下给予答复,这样就能少去后续的麻烦。反正这个事情早做晚做而已。

  你可以设身处地换个位置想一下,如果你面对这么一个较真的顾客,你的处理方式肯定也差不多。

  现在我在工作中需要管理很多的供应商,与很多人打交道,我就是用这个方法培养他们的工作习惯。开始的时候可能会花一点时间,但是后来绝对事半功倍。

  工作是一场修行,方法助你前程远大!

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  1、 问清楚工作的目标与要求,可避免重复作业与减少错误的机会

  通常的情况是,你不知道自己应该做什么:这个目标对你的工作会有什么样的影响?这个目标对你的意义是什么?当你厘清了所有的问题后,再开始工作。

  你必须厘清的问题包括:

  .我现在的工作必须做出哪些改变?

  目标清楚不是要对方跟你解释公司的目标或是策略,而是这个目标对你的意义是什么,公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。

  如果老板重新设定公司未来一年的营运策略与目标,你可以问说:「我的工作目标应该做出哪些调整?是否有必要改变现在的工作方式?」

  举例来说,如果公司预计提升10%的营业额,那么营销部门必须达成什么样的部门目标或是个别业务员必须达到多少的业绩,才能完成公司整体的目标。

  .可否建议我,要从哪个地方开始?

  你要知道的不是工作细节的问题,而是要确定大致的方向与优先级。例如,应该先确认好哪些事项,才能开始进行后续的作业;哪些事情应该排在最后,以避免其他流程的变动而必须一再的重做;各项流程之间应如何协调与整合等等。

  .我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?

  可以寻求主管的建议,在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失,应该要如何避免;根据过去的经验,曾经发生过哪些意料之外的情形,必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试,当然更能增加成功的机会。

  .有哪些可用的工具与资源?

  你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用,可以寻求哪些支援,这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。

  2、 懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度

  对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情,你总是担心:

  .会不会因此丢了工作?

  .我和同事之间的友谊是否就此结束?

  .老板有可能接受吗?

  拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求,让自己陷入忙乱的局面。

  在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:「我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?」

  你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

  一旦有了决定之后,该怎么拒绝呢?如果是比较熟识的同事、朋友,或是完全不相识的人,最好是直接了当的说:「抱歉,帮不上忙,」或是「现在真的很忙,抽不出时间。」不要多费唇舌,也不需要解释一堆的理由,只要简单的一两句话就可以。

  而且必须在当下直接回绝,不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多,宝贵的时间应该花费在以下提到的另一种情况。

  如果是面对客户或是比较不熟识的其他部门同事,就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是:要如何回应才能维持更好的关系,建立未来合作的基础?

  首先,你要说明为何无法答应的原因,并表示你的歉意。然后,最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法,有没有可能找到其他人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任,而是真的想帮助他解决问题。

  这时候的回答不再是「是」与「否」的问题,而是沟通与对话的过程。

  你不是拒绝对方,而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况,而不会无缘无故的一再找上你,请求你的帮忙。

  3、 主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻工作负担

  「手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆的工作,实在是没道理。」但是有没有可能问题是出在你自己身上?

  你有没有适当的反应真实的情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待你太多的'工作。老板其实是需要被提醒的。

  你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。

  你不是不做,但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益,必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行,需要哪些支援才能在期限内完成。

  当你做好以上的准备时,再开始与老板面对面讨论,你可以问说:「未来几天或几星期内必须先达成哪三个目标?」或是直接告诉他:「我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目,想听听你的建议?」

  总而言之,把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的工作负担,更可以提醒老板,让他了解你的实际工作量。

  最后提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。

  4、 报告时要有自己的观点,只需少量的信息即可让老板感到满意

  多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,「万一老板问起来,答不出来,该怎么办?」根据商业心理顾问公司(Psychology for Business)的心理学家约翰.维佛(John Weaver)所进行的研究显示,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的资料不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。

  其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板一点帮助也没有。「内容精简、切中要点,最重要的是能够帮助我快速的做决策,」这是约翰逊访问多位资深主管对于简报内容的要求时,所得到的一致结论。

  你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模两可的描述。如果你是老板的话,你会做出什么样的决定:新产品上市的最佳时机是什么时候?该不该跟随竞争对手降价,还是要逆势操作?

  此外,向老板报告时,要能精准的掌控时间,你要有心理准备,在报告的过程中必定会被打断,老板可能得先接个电话,或是提出一些问题,必须花时间说明与讨论。

  所以,如果你有30分钟的时间,只要准备10分钟的报告内容,不仅可以避免超出时间,而且可以替老板省下更多的时间,更能显现出你的工作效率。

  如果报告的主题是关于长期的规划,要记住:过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的简报,报告未来一年的年度规划,未来90天的计划应该占9页的内容,需要详细的说明,至于其余的部分只要1页就可以。

  此外,如果你希望得到老板的支持,必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒,把责任推给老板。

  举例来说,如果你希望老板支持你的提案,你应该条列已经完成的工作项目,而后提出未来30到60天之内需要老板协助的事项:例如,他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。

  5、 简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间

  Power Point 的发明,让我们有了更方便的沟通工具,但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的简报数目不断的在增加,制作简报所要花费的时间也是有增无减。

  在约翰逊的研究调查中,最高的纪录是,25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容?

  一份好的简报,必须能产生影响力,改变对方的决定。

  在制作简报时,我们时常忘了听众的存在。真正成功的简报在于清楚而正确的传达讯息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策、或是行动。

  因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是「报告」,而是要引发双向的对话,试图影响对方。

  在做任何的简报之前,你必须思考以下三点原则:

  .你希望听众听完简报之后记得哪些重点?

  .听众会有什么样的感受?

  .你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

  接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅减轻你的工作负担。

  简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和观众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动的时间。

  举例来说,在解释产品策略时,不是滔滔不绝的解释策略的第一点、第二点、第三点……,而是提出问题:我们的产品对你们有什么好处?可以为你的部门带来哪些改变?

  每一次的简报都必须有一页的内容摘要,不是要列出报告的重点,而是简要叙述这份报告所要传达的最重要讯息。此外,一页一个重点,这样才能让他们印象深刻,而且真正的去思考你所说的内容。

  过多的讯息,只会让听众感觉无聊,甚至记不得你说了些什么,等于是一次失败的简报。

  6、 有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的讯息上

  电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福,同样也是一种诅咒。因为它,你可以看到全世界,也因为它,你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该要做的是知道何时要该关闭你的虚拟沟通之门。

  贾德纳市场研究公司(Gartner Research)认为,现代人无可避免的陷入了所谓的「无所不在的连结」(pervasive connectivity)的迷思,你让所有人在任何时间都可以接触到你。

  不仅是电子邮件,包括手机、实时简讯等等。这些科技让我们可以实时的沟通,我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须回应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。

  垃圾邮件的泛滥或许是原因之一,但更重要的是,我们不知道要如何利用客观的标准快速有效的过滤以及编辑大量的信息,花费太多时间在不重要的信件上,真正需要你注意的却被遗漏了。

  正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。

  第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容,除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。

  前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25%的信件,但是并不表示你必须全部保留剩下来25%的信件。你必须判断这封信件:

  .是否与你现在的工作内容有关

  .是否有提到你必须完成哪些事

  .是否有说明应达成什么样的目标

  .是否有列出可使用的资源

  如果不符合以上的条件,就直接删除或是回覆给寄件人,请求对方尽快回覆以上的问题。

  经过以上三个阶段的步骤,你应该可以成功的删除90%的信件。